Hwyluso newid trwydded rhywogaeth ar-lein

Rydym wedi bod yn gweithio gyda'r tîm trwyddedu rhywogaethau i wella'r gwasanaeth a ddefnyddir i wneud newidiadau i'w trwydded rhywogaeth.

Ein bwriad i ddechrau oedd disodli'r ffurflen bapur ar gyfer diwygio trwydded adar â gwasanaeth ar-lein. Wrth i ni ddysgu mwy am y broses bresennol, gwnaethom sylweddoli bod chwe ffurflen wahanol ar gyfer newid trwydded rhywogaeth, a bod llawer ohonynt yn gofyn am wybodaeth debyg.

Dechrau gyda'r broblem

Dywedodd defnyddwyr wrthym fod trwyddedu rhywogaethau yn rhywbeth anodd i’w lywio. Roedd gwybodaeth wedi'i gwasgaru dros nifer o dudalennau, ffurflenni a chanllawiau, gan ei gwneud hi'n anodd dod o hyd i'r hyn yr oeddynt ei angen.

Pan wnaethon ni fapio'r gwasanaeth, daethom o hyd i’r canlynol:

• 6 ffurflen wahanol ar gyfer newid trwydded rhywogaeth
• prosesau dyblyg rhwng ffurflenni
• bod angen sawl ffurflen ar gyfer rhai newidiadau
• bod defnyddwyr yn cael eu cyfeirio at wahanol ffurflenni hanner ffordd drwy dasg

Roedd defnyddwyr yn gwybod beth oedden nhw eisiau ei newid, ond nid pa ffurflen oedd angen iddyn nhw ei defnyddio na sut i wneud y newid.

Ehangu'r cwmpas: un lle i wneud newidiadau i drwydded

Ar ôl deall y problemau yr oedd defnyddwyr yn eu cael, gwnaethom gytuno i ehangu'r cwmpas er mwyn creu un llwybr ar gyfer newid trwydded rhywogaeth.

Roedd hyn yn golygu symleiddio'r gwasanaeth ehangach yn hytrach na dim ond disodli ffurflen bapur oedd yn bodoli’n barod.

Cefnogi defnyddwyr cyn iddyn nhw ddechrau

Gwnaethom ychwanegu tudalen gychwyn a chanllawiau newydd i helpu defnyddwyr i ddeall beth sydd ei angen arnynt cyn iddynt wneud cais.

Mae hyn yn cynnwys:

• pryd i ddefnyddio'r gwasanaeth hwn
• pa wybodaeth i'w pharatoi
• pwy all gael ei enwi ar drwydded

Caniatáu i ddefnyddwyr wneud un newid neu sawl newid

Yn aml mae angen i bobl wneud mwy nag un newid ar y tro. Roedd gan y ffurflen bapur wahanol adrannau ar gyfer gwahanol newidiadau trwydded.

Mae'r gwasanaeth digidol newydd yn tywys defnyddwyr drwy bob newid ac yn dangos y cwestiynau sydd angen iddynt eu hateb yn unig. Gall defnyddwyr ychwanegu rhagor o newidiadau wrth iddynt fynd ymlaen a chyflwyno newidiadau lluosog fel rhan o'r un cais.

Gofyn am wybodaeth sy'n bwysig yn unig

Wrth i ni ddylunio'r gwasanaeth digidol, gwnaethom weithio drwy'r cwestiynau yn y ffurflen bapur gyda'r tîm trwyddedu rhywogaethau i ddeall pa wybodaeth oedd ei hangen i asesu cais am newid trwydded.

Er enghraifft, gofynnwyd i ddefnyddwyr yn flaenorol am fanylion achredu ac aelodaeth nad oedd yn cael eu defnyddio mwyach wrth brosesu ceisiadau, felly cafodd y cwestiynau hynny eu dileu.

Cuddio cymhlethdod y gwasanaeth rhag defnyddwyr

Ni ddylai fod angen i ddefnyddwyr ddeall sut mae trwyddedu rhywogaethau'n gweithio y tu ôl i'r llenni i gwblhau tasg syml.

Er enghraifft, cyn hyn roedd angen i ddefnyddwyr ddeall categorïau codi tâl er mwyn darganfod a oedd tâl yn berthnasol.

Mae'r gwasanaeth digidol newydd yn defnyddio gwybodaeth a ddarperir gan ddefnyddwyr i ddweud wrthynt a yw tâl yn berthnasol neu a allent fod yn gymwys i gael hepgoriad.

Yr hyn y gwnaethom ei ddysgu

Dangosodd y prosiect hwn nad yw gwella gwasanaeth bob amser yn ymwneud â chreu canllawiau neu ffurflenni newydd.

Mae'n aml yn cynnwys:

• lleihau nifer y penderfyniadau sydd angen i ddefnyddwyr eu gwneud
• gofyn llai o gwestiynau
• ailddefnyddio gwybodaeth a ddarparwyd eisoes
• rhoi llwybrau cliriach i ddefnyddwyr drwy broses
• darparu cefnogaeth cyn iddyn nhw ddechrau

Gwnaethom ddysgu hefyd nad oes angen datrys pob problem ar unwaith. Yn hytrach na dylunio ar gyfer pob math o drwydded a phob senario posibl, gwnaethom ganolbwyntio yn gyntaf ar wneud i'r llwybrau mwyaf cyffredin weithio'n dda i ddefnyddwyr.

Gweithio gyda'n gilydd

Ni fyddai'r gwaith hwn wedi bod yn bosibl heb y cydweithrediad agos rhwng y tîm digidol a’r tîm trwyddedu rhywogaethau.

Treuliodd arbenigwyr pwnc amser sylweddol yn:

• egluro prosesau trwyddedu
• adolygu dyluniadau
• profi llwybrau
• helpu i nodi lle gellid symleiddio gofynion heb i hynny effeithio ar benderfyniadau rheoleiddio

Mae llawer o'r rheolau sy'n gysylltiedig â thrwyddedu rhywogaethau yn gymhleth. Roedd gweithio drwy enghreifftiau go iawn yn helpu i sicrhau bod newidiadau'n gweithio ar gyfer gwahanol fathau o drwyddedau ac ar yr un pryd yn dal i fodloni gofynion rheoleiddio.

Nid dim ond mater o gyfuno ffurflenni oedd symleiddio'r gwasanaeth. Roedd yn golygu symleiddio llwybrau, prosesau a gofynion a oedd wedi datblygu dros amser er mwyn creu profiad cliriach i ddefnyddwyr.

Edrych i’r dyfodol

Mae'r gwasanaeth newydd yn cynnwys ffurflen adborth fel y gallwn ddysgu gan ddefnyddwyr go iawn a pharhau i wella'r gwasanaeth.

Rydym hefyd yn parhau i weithio gyda'r tîm trwyddedu rhywogaethau i wella trwyddedu rheoli adar, gan gynnwys yr wybodaeth a'r gefnogaeth sydd eu hangen ar ddefnyddwyr cyn iddynt wneud cais.