Blog: Adolygu ein gwasanaethau mewn perthynas â defnyddio’r tir rydym yn ei reoli

Rydym yn cael tua 700 o geisiadau’r flwyddyn gan ddefnyddwyr sy’n ceisio caniatâd i wneud rhywbeth ar dir rydym yn ei reoli. Mae ceisiadau ffilmio yn amrywio o gynnwys ar gyfer cyfryngau cymdeithasol a chynyrchiadau myfyrwyr i ffilmiau mawr Hollywood. Mae defnyddwyr hefyd yn dymuno trefnu gwyliau, dosbarthiadau myfyrdod, rasys marathon eithafol a digwyddiadau ralïo - yn ogystal â phethau fel cadw gwenyn a marchogaeth.

Mae pob cais yn rhoi cipolwg diddorol ar y cyfleoedd amrywiol sydd gan y tir yng Nghymru i’w cynnig.

Hwyluso’r broses o ddarganfod a oes angen ein caniatâd arnoch

Ddwy flynedd yn ôl fe wnaethon ni lansio’r ‘gwasanaeth gwirio’. Mewn llai nag 20 eiliad gall defnyddwyr wirio a oes angen caniatâd arnynt i wneud yr hyn y maen nhw am ei wneud ar dir rydym yn ei reoli.

Ers ei lansio ym mis Mai 2023 mae’r gwasanaeth hwn wedi cael ei ddefnyddio 3,500 o weithiau – tua 4.5 gwaith y dydd.

Mae nifer yr ymholiadau sy’n ymwneud â chael caniatâd wedi gostwng, gan ryddhau amser defnyddwyr a chydweithwyr. Mae hefyd yn golygu nad ydym yn casglu nac yn storio data personol nad oes eu hangen arnom. Mae pawb ar eu hennill.

Dyma’r gweithgareddau mwyaf poblogaidd y mae pobl yn eu gwirio:

• gwersylla neu barcio dros nos
• hedfan dronau neu awyrennau model
•  defnyddio canfyddwyr metel
• marchogaeth ceffylau
• cymryd coed tân

Mae ein hadolygiad yn dangos bod pobl hefyd am wirio a allant wneud y canlynol:

• ffilmio
• mynd â chŵn am dro
• gwerthu bwyd
• rhedeg ysgol goedwig
• priodi

Byddwn felly’n ychwanegu’r rhain at y gwasanaeth gwirio yn fuan.

Hwyluso’r broses o wneud cais ar-lein

Fe wnaethom gyhoeddi’r ffurflen newydd ‘gwneud cais i ddefnyddio’r tir rydyn ni’n ei reoli’ ym mis Ionawr 2024. Darganfyddwch sut y gwnaethom droi chwe ffurflen hir yn un ffurflen gyfleus.

Mae ein ffurflen newydd (wel, a allwch chi dal ei galw’n ffurflen ‘newydd’ os yw wedi cael ei chyhoeddi ers dros flwyddyn!?) yn gwneud y gorau o’r rhesymeg neidio yn ein lluniwr ffurflenni. Mae’n gofyn i’r defnyddiwr beth maen nhw am ei wneud cyn gofyn cyfres o gwestiynau wedi’u teilwra iddynt ar gyfer eu gweithgaredd penodol.

Os byddan nhw’n dewis ‘arolygon’, er enghraifft, bydden nhw’n cael eu tywys trwy set o gwestiynau sy’n ymwneud dim ond â chynnal arolygon ar ein tir. Mae defnyddwyr felly’n cael aros yn gwbl anymwybodol o’r map cymhleth o gwestiynau am yr holl weithgareddau eraill sy’n cuddio y tu ôl i’r llenni.

Mae’r adborth hyd yn hyn wedi bod yn dda:

• Mae 75% o ddefnyddwyr wedi dweud bod y ffurflen newydd hon yn ‘hawdd’ neu’n ‘hawdd iawn’
• Cafwyd sylwadau fel:

“Roedd y ffurflen yn syml iawn ac yn llawer haws i’w llenwi o’i chymharu â’r gweithdrefnau yn y gorffennol”

“Dyma’r tro cyntaf imi wneud hyn, mae’n ymddangos yn eithaf syml”

Rydym hefyd wedi cael adborth defnyddiol gan ddefnyddwyr sydd wedi cael y broses yn anoddach. Er enghraifft:

• yn ei chael yn anodd uwchlwytho’r dogfennau y mae eu hangen ar gyfer arolygon – fe wnaethom ni ymchwilio i hyn a datrys y broblem
• mae’n ymddangos bod y geiriad wedi’i anelu at drefnu digwyddiadau – rydym wedi gwella geiriad cwestiynau nad ydynt yn ymwneud â digwyddiadau
• methu llwytho mwy nag un ddogfen – er ei bod hi’n bosibl llwytho hyd at ddeg dogfen, mae’n ymddangos nad yw hyn yn amlwg i ddefnyddwyr, felly rydym am chwilio am ddatrysiad i hyn

Mae’r mwyafrif o’r bobl sy’n llenwi’r ffurflen yn gwneud cais i ffilmio, cynnal digwyddiadau rhedeg neu gynnal arolwg. Fe wnaethom ni sylwi bod yna lawer o bobl sydd hefyd am gynnal digwyddiadau marchogaeth a digwyddiadau beicio. Felly, rydym bellach wedi ychwanegu’r rhain at y ffurflen gais.

Ei gwneud yn haws i ddefnyddwyr wybod yr hyn i’w roi mewn cais

Rydym yn ceisio osgoi gofyn i ddefnyddwyr lwytho pethau, ond weithiau mae’n rhaid.

Mae angen i’n cydweithwyr weld mapiau, asesiadau risg a phrawf o yswiriant atebolrwydd cyhoeddus er mwyn prosesu ceisiadau. Roeddem yn gwybod nad oedd defnyddwyr bob amser yn darparu’r dogfennau hyn ac roedd yn gwneud pethau ychydig yn drafferthus.

Felly dyma a wnaethom i geisio helpu:

• dylunio hafan sy’n rhestru’r hyn y mae angen i ddefnyddwyr ei baratoi cyn iddynt ddechrau’r cais
• cyhoeddi canllawiau ar sut i baratoi map ac asesiad risg
• ei gwneud yn orfodol darparu map

Mae’r newidiadau a wnaethom yn dilyn arferion gorau ac, wrth gwrs, mae’n ddefnyddiol i ddefnyddwyr wybod yr hyn y mae angen iddynt ei ddarparu cyn iddynt ddechrau. Nododd ein hadolygiad fod tua 75% o ddefnyddwyr yn gallu darparu’r dogfennau, ond nid yw rhai yn gallu ei gwneud o gwbl.

Dyma’r rhesymau pam na all rhai defnyddwyr ddarparu’r ddogfennau y mae eu hangen arnom:

• mae’n rhy gynnar yn eu camau cynllunio
• maen nhw angen cael gwybodaeth gennym ni am y wefan yn gyntaf
• maen nhw’n aros i’r caniatâd gael ei gymeradwyo yn gyntaf
• mae angen iddyn nhw brynu yswiriant atebolrwydd cyhoeddus yn nes at yr amser
• mae’r hyn y maen nhw’n ei wneud yn fach iawn â’r risg leiaf bosibl

Byddwn yn rhannu’r adborth hwn â’r tîm.

Y camau nesaf

Mae’r adolygiad hwn wedi ein galluogi i wneud gwelliannau a chreu sawl fersiwn syml yn seiliedig ar yr adborth sydd wedi dod i law hyd yn hyn.

Byddwn yn oedi’r gwaith rydym yn ei wneud ar y prosiect hwn am sbel tra byddwn yn canolbwyntio ar waith arall. Ond pan fyddwn yn dychwelyd byddwn yn gwneud y canlynol:

• diweddaru gweithgareddau’r gwasanaeth gwirio
• siarad â chydweithwyr i weld sut mae pethau’n mynd yn fewnol
• rhoi diweddariadau ar waith pan fo angen

Byddwn yn parhau i fonitro’r adborth hyd yn oed pan fyddwn yn canolbwyntio ar waith arall ac yn defnyddio’r hyn rydym wedi’i ddysgu i lywio ein prosiectau eraill.